個人事業主が必要経費にできるのは、国税庁によると「総収入金額を得るために直接要した費用」と「その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用」の2つです。

品目名で覚えるのではなく、この枠組みに当てはまるかどうかで判断します。

一方、所得税や住民税、罰金・科料・過料、生計を一にする親族に支払う地代家賃や給与は必要経費にならないと明記されています。同じ税金でも事業税は全額、固定資産税は業務用の部分が必要経費になる点に注意が必要です。

この記事では、経費にできるもの・できないものと、迷ったときの判断手順を国税庁の情報をもとに解説します。

必要経費の2つの枠組み

まず押さえたいのが、必要経費の定義と計上する年の考え方です。

この2点がわかると、個別の判断がぶれにくくなります。

「直接要した費用」と「業務上の費用」

国税庁によると、事業所得・不動産所得・雑所得の計算上、必要経費に算入できるのは次の2つの金額です。

・総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額（仕入代金、外注費、材料費など）

・その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額（家賃、通信費、広告宣伝費など）

売上に直接ひもづく費用と、事業を回すためにかかる費用の2本立てという構造になります。

どちらにも当てはまらない支出は、原則として経費になりません。

計上するのは「債務が確定した年」

必要経費になるのは支払った年ではなく、債務の確定した年です。

国税庁は債務が確定している状態を、次の3つをすべて満たす場合としています。

・その年の12月31日までに債務が成立していること

・その年の12月31日までに、その債務に基づいて具体的な給付を行う原因となる事実が発生していること

・その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること

そのため、12月に依頼した外注の支払いが翌年1月になっても、作業が終わって金額が決まっていればその年の経費になります。

逆に、翌年分の費用を年内に前払いしても、その年の経費にはならない仕組みです。なお減価償却費のように、債務の確定によらない費用もあると同時に示されています。

出典：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

経費にできるものの例

2つの枠組みに当てはまる支出は幅広くあります。

代表的なものから確認します。

売上に直接ひもづく費用

・仕入原価、外注費、材料費

・商品の発送にかかる荷造運賃

・販売用の商品にかかる保管費用

事業の運営にかかる費用

・地代家賃（事務所・店舗の賃料、駐車場代）

・水道光熱費、通信費

・旅費交通費、広告宣伝費、接待交際費

・支払手数料（税理士報酬、振込手数料など）

・従業員に支払う給与

見落とされやすい3つ

国税庁が明示しているもののうち、抜けやすいのが次の3つです。

・業務のための借入金の利息：業務用資産の購入のために借り入れた資金の利息は必要経費になる

・業務用資産の修繕に要した費用：一定の場合を除き必要経費になる

・業務用資産の取壊し・除却・滅失の損失：こちらも一定の場合を除き必要経費になる

設備を処分したときの損失まで経費になると知らないまま、計上し忘れるケースがあります。

なお不動産所得で赤字が出た場合、土地等を取得するための負債の利子に相当する部分の損失はなかったものとみなされ、他の所得と損益通算できない点は別途注意が必要です。

経費にできないもの

事業に関係するように見えても、経費にならないと国税庁が明記しているものがあります。

間違えやすい順に見ていきます。

所得税・住民税は対象外｜税金でも扱いが分かれる

税金がすべて経費になるわけではない点に注意が必要です。

所得税や住民税は必要経費にならない一方、事業税は全額が必要経費で、固定資産税は業務用の部分に限って必要経費になると示されています。同じ「税金」でも、所得にかかるものと事業の運営にかかるもので線が引かれる構造です。

生計を一にする親族への地代家賃・給与

生計を一にする配偶者やその他の親族に支払う地代家賃などは必要経費にならず、受け取った人も所得として考えません。

給与賃金についても同じ扱いで、家族間の支払いで所得を分散させることを防ぐ仕組みです。ただし例外が3つあります。

・その資産にかかる固定資産税等：たとえば子が生計を一にする父から業務のために借りた土地・建物に課される固定資産税等は、子が営む業務の必要経費になる

・青色事業専従者給与：青色申告者が、15歳以上でその年を通じて6か月を超える期間その事業に専ら従事する親族に支払う給与のうち、相当と認められる金額（事前に届出書の提出が必要）

・事業専従者控除：白色申告者は、配偶者なら最高86万円、15歳以上のその他の親族なら1人につき最高50万円を必要経費として差し引ける

事業専従者控除で気をつけたいのは、86万円・50万円が上限にすぎない点です。

実際の控除額は、この金額と「控除前の事業所得等の金額を専従者の数に1を足した数で割った金額」のいずれか低いほうとなるため、所得が小さい年は上限まで使えません。

さらに、青色事業専従者として給与の支払を受ける人や白色申告者の事業専従者は、同一生計配偶者や扶養親族になれません。

専従者給与で経費を増やしたつもりが、配偶者控除や扶養控除を失って手取りが減るケースもあるため、両方を並べて比べておきたいところです。

罰金・賄賂・家事上の費用

次のものも必要経費にならないと明記されています。

・罰金、科料および過料など

・公務員に対する賄賂など

・家事上の費用（事業主本人の食費、被服費、医療費など）

あわせて確認しておきたいのが、国民健康保険料や国民年金保険料の扱いになります。

これらは必要経費ではなく社会保険料控除として所得控除の対象であり、帳簿に経費として計上すると誤りです。

出典：国税庁「No.2210 必要経費の知識」、国税庁「No.2075 青色事業専従者給与と事業専従者控除」

迷ったときの判断手順

実際の支出は、一覧に載っていないものばかりです。

次の順で当てはめると判断しやすくなります。

手順1｜品目名ではなく目的で考える

同じ飲食代でも、事業主一人の昼食なら家事上の費用、取引先との打ち合わせを兼ねたものなら接待交際費になります。

衣服も同じで、私服は経費にならない一方、業務でしか使わない作業着は経費として扱える形です。品目名で「経費になる・ならない」を覚えても、目的が違えば結論は変わります。

手順2｜2つの枠組みに当てはまるか確かめる

次に、その支出が「総収入金額を得るために直接要した費用」か「業務上の費用」かを確かめます。

どちらにも当てはめにくい支出は、経費計上を見送るほうが安全でしょう。

手順3｜記録で説明できるかを確認する

領収書があるだけでは、事業との関連は示せません。

誰と、何の目的で使ったのかをメモに残しておくと、後から説明できる状態になります。第三者が見て事業に必要だと納得できるかという視点が、最後の関門です。

家事按分と減価償却は別記事で解説

自宅の一部を事務所にしている場合の家賃や水道光熱費は、事業とプライベートの両方にかかわる「家事関連費」にあたります。

このうち必要経費になるのは、国税庁によると取引の記録などに基づいて業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合の、その区分できる金額に限られます。

また、10万円以上の資産を購入した場合は、購入した年に全額を経費にできるとは限らない点も押さえておきたいところです。

取得価額に応じて減価償却の方法が分かれ、青色申告者には一括で経費にできる特例も用意されています。家事按分の具体的な方法と減価償却の区分については、別記事で詳しく解説します。

まとめ｜経費の判断は2つの枠組みから

個人事業主の必要経費のポイントは次のとおりです。

・必要経費は「総収入金額を得るために直接要した費用」と「業務上の費用」の2つ

・計上するのは支払った年ではなく債務が確定した年（12月31日時点の3要件）

・業務のための借入金の利息・業務用資産の修繕費・取壊し等の損失も必要経費になる

・所得税・住民税は対象外。事業税は全額、固定資産税は業務用部分が必要経費

・生計を一にする親族への地代家賃・給与は原則対象外。例外は固定資産税等・青色事業専従者給与・事業専従者控除

・専従者になると同一生計配偶者や扶養親族になれないため、控除との比較が必要

・国民健康保険料・国民年金保険料は経費ではなく所得控除

経費になるかどうかは品目名では決まらず、その支出が事業の収入を得るために必要だったかで決まります。

判断に迷う支出があれば、2つの枠組みに当てはめて考えてみてはいかがでしょうか。

本記事は、CFP資格保有者であり、J-FLEC認定アドバイザーの金子賢司による執筆です。当記事の執筆者「金子賢司」の情報は、CFP検索システムおよびJ-FLECアドバイザー検索システムでご確認いただけます。北海道エリアを指定して検索いただくとスムーズにお調べいただけるでしょう。

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